Privacyverklaring van Zorgplicht Boom

1. Wie verantwoordelijk is

De verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via deze website worden verzameld, is MLJ, een SASU met een kapitaal van 500,00 euro, ingeschreven onder nummer 934 769 837 R.C.S. Paris. Directeur van de publicatie is Jimenez Julien. U bereikt ons via jimenezjulien42@gmail.com. De volledige bedrijfsgegevens staan in het colofon.

Op de verwerking is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing, die geldt sinds 25 mei 2018 en in Nederland wordt aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht.

2. Gegevens die u via het contactformulier achterlaat

Het formulier op de homepage vraagt om uw naam, uw e-mailadres, uw bedrijf of organisatie, uw keuze uit de pakketten Stam, Kroon en Laan of een demoaanvraag, en een omschrijving van uw situatie. Alleen naam, e-mailadres en bericht zijn verplicht.

In het veld met uw situatie schrijven aanvragers vaak meer dan strikt nodig is: het aantal bomen dat zij beheren, de gemeente of het terrein, hoe zij het nu bijhouden, en soms de naam van een collega of een aannemer. Die informatie verwerken wij alleen om uw vraag te kunnen beantwoorden. Wij vragen u nadrukkelijk geen bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG in het formulier te zetten, zoals gegevens over gezondheid; voor onze dienst is dat nooit nodig.

Bij het versturen registreert het hostingplatform daarnaast technische gegevens die bij een formulierinzending horen, zoals het tijdstip en het IP-adres van waaruit het bericht is verstuurd. Dat gebeurt om spam en misbruik tegen te gaan.

3. Gegevens die in een boomdossier terechtkomen

Zorgplicht Boom is gemaakt om bomen vast te leggen, niet mensen. Boomnummer, soort, beheergroep, gebreken en maatregelen zijn geen persoonsgegevens. Toch raakt de dienst in de praktijk wel degelijk persoonsgegevens, en het is eerlijker om dat te benoemen dan te verzwijgen:

• de standplaats van een boom, met straat, huisnummer of coordinaat, is herleidbaar tot een adres en daarmee soms tot een bewoner of eigenaar;
• foto's uit het veld waarop naast de stam ook een gevel, een tuin, een geparkeerde auto met kenteken of een voorbijganger te zien is;
• de naam van de controleur, de beheerder en de uitvoerder die bij een waarneming, een maatregel of een afmelding wordt vastgelegd, samen met datum en tijdstip;
• meldingen van bewoners over een tak, een wortelopdruk of overlast, inclusief naam, adres, telefoonnummer of e-mailadres als u die overneemt;
• accountgegevens van de gebruikers bij uw organisatie: naam, e-mailadres, rol en inloggegevens.

Bij dat gebruik bent u als gemeente, terreinbeheerder of adviesbureau de verwerkingsverantwoordelijke. U bepaalt welke bomen u vastlegt, welke velden u invult en hoe lang u dat bewaart. MLJ is dan verwerker en handelt uitsluitend volgens uw instructies, vastgelegd in een verwerkersovereenkomst als bedoeld in artikel 28 AVG. Meer achtergrond bij deze vragen staat in het artikel over boomdossiers, bewaartermijnen en de AVG.

4. Op welke grondslag wij verwerken

Voor berichten via het contactformulier baseren wij ons op artikel 6 lid 1 onder b AVG: het op uw verzoek nemen van maatregelen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst. Beantwoordt uw bericht een algemene vraag zonder dat er een overeenkomst in beeld is, dan is de grondslag ons gerechtvaardigd belang op grond van artikel 6 lid 1 onder f AVG, namelijk het kunnen reageren op wie ons benadert.

Voor de gegevens in een boomdossier bepaalt u de grondslag zelf. Voor een gemeente of terreinbeheerder ligt die doorgaans in het nakomen van de zorgplicht die volgt uit artikel 6:162 BW en artikel 6:174 BW, en daarmee in een taak van algemeen belang of in een gerechtvaardigd belang.

Wij versturen geen nieuwsbrief en gebruiken uw gegevens niet voor reclame. Er is geen geautomatiseerde besluitvorming en geen profilering.

5. Hoe lang wij bewaren

• Formulierberichten die niet tot een klantrelatie leiden: maximaal vierentwintig maanden na het laatste contact, zodat wij een eerder gesprek nog kunnen terugvinden als u opnieuw contact opneemt.
• Correspondentie met klanten: zolang de overeenkomst duurt en daarna zolang dat nodig is voor de afwikkeling.
• Facturen en boekhouding: zeven jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht voor de administratie.
• Gegevens in uw boomdossier: volgens uw eigen bewaarbeleid. Wij verwijderen niets automatisch, juist omdat een boomdossier zijn waarde ontleent aan het feit dat het jaren teruggaat. Bij beeindiging van de overeenkomst krijgt u een export en verwijderen wij de gegevens binnen een met u afgesproken termijn.

6. Wie de gegevens ontvangt

Wij verkopen geen gegevens en delen ze niet met adverteerders. Uw gegevens komen alleen terecht bij partijen die nodig zijn om deze site en de dienst te laten werken:

• Netlify, als hostingpartij van deze site en als afhandelaar van het contactformulier. Netlify treedt op als verwerker.
• De e-maildienst waarmee wij uw bericht ontvangen en beantwoorden.
• Onze boekhouder, uitsluitend voor factuurgegevens van klanten.

Met elke verwerker sluiten wij een verwerkersovereenkomst op grond van artikel 28 AVG. Verder verstrekken wij gegevens alleen als een wettelijke verplichting ons daartoe dwingt.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

De gegevens die u bij ons opslaat, staan op servers binnen de Europese Unie. Voor onderdelen van de hosting en de e-mailafhandeling kan een verwerker een vestiging buiten de Europese Economische Ruimte hebben. In dat geval vindt doorgifte alleen plaats op basis van een geldig instrument uit hoofdstuk V van de AVG, in de praktijk de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met passende maatregelen.

8. Beveiliging en datalekken

De verbinding met deze site verloopt versleuteld. Toegang tot de dossieromgeving werkt met persoonlijke accounts en met rollen: u bepaalt wie welke bomen ziet en wie een maatregel mag afmelden. Handelingen worden vastgelegd met gebruiker en tijdstip, zodat een wijziging herleidbaar blijft.

Ontstaat er toch een inbreuk in verband met persoonsgegevens, dan melden wij die binnen tweeenzeventig uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat de inbreuk een risico oplevert. Alle inbreuken houden wij intern bij in een register. Treedt MLJ op als verwerker, dan informeren wij u onverwijld, zodat u zelf kunt melden.

9. Uw rechten

U heeft recht op inzage in uw gegevens, op rectificatie, op wissing, op beperking van de verwerking, op dataportabiliteit en op bezwaar tegen de verwerking. Stuur uw verzoek naar jimenezjulien42@gmail.com. Wij reageren binnen een maand. Is uw verzoek ingewikkeld of ontvangen wij er meerdere tegelijk, dan mogen wij die termijn met maximaal twee maanden verlengen; wij laten dat dan binnen de eerste maand weten.

Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij vragen om aanvullende informatie waarmee u aantoont dat het verzoek van u komt. Betreft uw verzoek gegevens in een boomdossier van een klant van ons, dan verwijzen wij u naar die organisatie: zij is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke.

10. Klacht indienen

Bent u het oneens met de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten; meestal is het snel opgelost. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder. Dat kan via de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen in deze verklaring

Verandert de dienst of de wijze waarop wij gegevens verwerken, dan passen wij deze verklaring aan en wijzigen wij de datum bovenaan. Bij een ingrijpende wijziging informeren wij bestaande klanten per e-mail. Vragen over deze verklaring, of over wat er in uw geval precies wordt vastgelegd, stelt u via het contactformulier of rechtstreeks per e-mail.