Mag u boomdossiers jarenlang bewaren en wat vraagt de AVG dan van u?

Een boomdossier lijkt op het eerste gezicht vrij van privacyvragen: het gaat over bomen, niet over mensen. Toch zitten er namen, adressen, kentekens en gezichten in, zodra bewoners melden en controleurs fotograferen. Hieronder staan de vragen die beheerders daarover stellen, met een antwoord dat u vandaag kunt toepassen.

Waarom de AVG een boomdossier raakt

De Algemene verordening gegevensbescherming is van toepassing sinds 25 mei 2018 en wordt in Nederland aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Toezichthouder is de Autoriteit Persoonsgegevens. De verordening gaat over gegevens die te herleiden zijn tot een persoon, en daar zitten er in een boomdossier meer van dan u denkt.

Tegelijk is de spanning zichtbaar. De zorgplicht van een boomeigenaar volgt uit artikel 6:162 BW over onrechtmatige daad en artikel 6:174 BW over aansprakelijkheid voor opstallen, en die zorgplicht vraagt juist om een lange historie. Bewaren en beperken lijken elkaar dan in de weg te zitten. In de praktijk valt dat mee, zolang u de twee soorten gegevens uit elkaar houdt.

Welke gegevens in een boomdossier voorkomen en hoe de AVG erop drukt

Gegeven	Persoonsgegeven?	Praktische lijn
Boomnummer, soort, standplaats	Nee	Onbeperkt bewaren, dit is de kern van het dossier
Waarneming, gebrek, maatregel	Nee	Onbeperkt bewaren, ook van bomen die er niet meer staan
Naam van de controleur	Ja	Bewaren, want het hoort bij de bewijskracht van de controle
Naam en contactgegevens van een melder	Ja	Bewaren zolang de melding loopt, daarna beperken
Foto met woning, kenteken of persoon	Vaak wel	Kader op de boom, vervang of bewerk als het niet nodig is

Vragen over bewaren

Mogen wij controles en foto's jarenlang bewaren?

Ja, voor het technische deel van het dossier. De AVG zegt niet dat u alles moet weggooien, maar dat u persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig voor het doel. Waarnemingen aan een boom zijn geen persoonsgegevens, dus die beperking speelt daar niet.

Voor de zorgplicht is die lange reeks precies het punt. Wie kan laten zien dat dezelfde boom door de jaren heen op vaste momenten is bekeken, staat sterker dan wie alleen de laatste ronde kan overleggen. Een claim kan lang na de controle komen, dus vroegtijdig opschonen werkt tegen u.

Geldt de bewaarplicht van zeven jaar hier ook?

Die plicht komt uit de fiscale administratie: zeven jaar, en tien jaar voor gegevens over onroerende zaken. Facturen van uw boomverzorger vallen daaronder, uw controlehistorie niet. Behandel het als een ondergrens voor de financiële kant, niet als een bovengrens voor het boomdossier.

Wat schonen wij dan wel op?

De persoonlijke randen van het dossier. Contactgegevens bij afgehandelde meldingen, mailadressen van bewoners die om terugkoppeling vroegen, telefoonnummers in vrije tekstvelden. Leg één keer vast na hoeveel tijd u die verwijdert en houd u eraan.

Vrije tekstvelden zijn daarbij de zwakke plek. Wie in een opmerking schrijft dat de bewoner van nummer 12 al drie keer heeft gebeld, maakt van een technische notitie een persoonsgegeven. Schrijf over de boom, niet over de mens.

Vragen over foto's en meldingen

Mogen wij fotograferen in een woonstraat?

Fotograferen voor een boomcontrole is normaal beheerwerk en daar is niets mis mee. Het gaat om de uitsnede. Richt op de stamvoet, de stam, de kroonaanzet of het gebrek, en niet op de voorgevel erachter. Wat toevallig in beeld komt, is meestal onvermijdelijk en zelden een probleem.

Staat er een herkenbare persoon of een leesbaar kenteken op een foto die u wilt bewaren, maak dan een nieuwe opname of bewerk het beeld. Dat is minder werk dan het later moeten uitleggen. Foto's zonder herkomst leveren sowieso problemen op, zoals te lezen is in de fouten die pas bij schade in een boomdossier opvallen.

Mogen wij de naam van een melder in het dossier zetten?

Ja, met een doel. U heeft de naam nodig om terug te koppelen en om te kunnen aantonen dat u op een melding heeft gereageerd. Dat is een gerechtvaardigd belang en bij een gemeente vaak ook onderdeel van de publieke taak.

Zet de melding wel in het boomdossier zelf, niet in een los mailarchief. Een melding die buiten het dossier blijft, is precies de melding die later niemand kan terugvinden.

Zit er iets gevoeligs in een boomdossier?

Meestal niet, en dat wilt u zo houden. Bijzondere persoonsgegevens, waaronder gezondheidsgegevens, staan in artikel 9 AVG en gelden onder een streng regime. Noteer dus niet dat een bewoner ergens allergisch voor is of hulp nodig heeft; noteer wat er aan de boom moet gebeuren.

Vragen over wat u op papier moet hebben

Moeten wij een verwerkingsregister bijhouden?

Vrijwel zeker wel. Artikel 30 AVG kent een uitzondering voor organisaties met minder dan 250 medewerkers, maar die uitzondering vervalt zodra de verwerking niet incidenteel is, een risico voor betrokkenen inhoudt of bijzondere persoonsgegevens betreft. Meldingen van bewoners verwerken is niet incidenteel, dus in de praktijk geldt de plicht bijna altijd.

Voor een boombeheerder is het register overzichtelijk: meldingen en klachten, controle- en beheergegevens met namen van uitvoerders, en de accounts van uw eigen medewerkers en aannemers.

Hebben wij een verwerkersovereenkomst nodig met de softwareleverancier?

Ja. Zodra een leverancier persoonsgegevens voor u verwerkt, hoort daar een overeenkomst bij op grond van artikel 28 AVG. Daarin staat wat de leverancier wel en niet mag, hoe hij beveiligt, wie hij inschakelt en wat er bij beëindiging met uw gegevens gebeurt.

Vraag daar ook naar bij uw boomverzorger of adviesbureau als die in uw systeem werkt. De vraag wie welke gegevens ziet, hoort thuis in dezelfde afweging als de keuze tussen werkwijzen in de vergelijking van spreadsheet, GIS-laag en boomdossier.

Moeten wij een DPIA uitvoeren?

Een data protection impact assessment is geregeld in artikel 35 AVG en is bedoeld voor verwerkingen met een hoog risico voor betrokkenen. Een boomdossier met meldingen en controlefoto's valt daar normaal gesproken niet onder. Wordt de registratie gekoppeld aan camerabeelden of aan gegevens over personen, dan verandert dat beeld en is de vraag terecht.

Vragen over rechten, incidenten en openbaarheid

Wat als een bewoner zijn gegevens wil inzien of wissen?

Betrokkenen hebben recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, dataportabiliteit en bezwaar. Een verzoek moet binnen een maand worden beantwoord, met een verlenging van maximaal twee maanden. Zorg dat u een melding op naam kunt terugvinden, anders is alleen al het opzoeken een klus.

Wissen betekent hier zelden dat de hele boomhistorie verdwijnt. De technische waarnemingen blijven; wat u verwijdert zijn de contactgegevens die eraan hangen.

Wat doen wij bij een datalek?

Datalekken moeten binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens worden gemeld, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert. Alle datalekken moeten intern worden geregistreerd, ook de kleine.

Denk bij bomen aan het praktische geval: een telefoon met veldinvoer die in de bak van de aanhanger blijft liggen. Zorg dat toegang per gebruiker kan worden ingetrokken, dan blijft zo'n incident klein.

Hoe zwaar zijn de sancties?

De maximale boete bedraagt 20 miljoen euro of 4 procent van de wereldwijde jaaromzet, afhankelijk van welk bedrag hoger is. Dat plafond hoort bij zware, structurele overtredingen en niet bij een foto met een gevel erop. Zie het als de reden om het netjes te regelen, niet als reden om bang te zijn.

En als iemand alle boomgegevens opvraagt?

De Wet open overheid is in werking sinds 1 mei 2022 en bij bomen wordt daar geregeld gebruik van gemaakt, bijvoorbeeld rond een kapvergunning of na een storm. Openbaarmaking betekent niet dat u persoonsgegevens meelevert: namen van melders en contactgegevens haalt u eruit voordat u verstrekt.

Een dossier waarin de technische regels en de persoonlijke regels gescheiden zijn, maakt dat een handeling van minuten. Zit alles door elkaar in vrije tekst, dan wordt het handmatig lakwerk. Ook daarom loont het om structuur te kiezen in plaats van losse bestanden, een punt dat ook terugkomt bij de uitleg over de zorgplicht van een boomeigenaar.

Wat u in één middag kunt regelen

1. Bepaal welke velden in uw registratie persoonsgegevens kunnen bevatten en markeer die.
2. Spreek af hoe lang u contactgegevens van melders bewaart na afhandeling.
3. Neem uw boomverwerkingen op in het verwerkingsregister.
4. Controleer of er een verwerkersovereenkomst ligt met uw leverancier en met bureaus die meekijken.
5. Geef controleurs één instructie over fotograferen: de boom in beeld, de straat eromheen zo min mogelijk.
6. Zet toegangsrechten per gebruiker en per gebied, zodat intrekken één handeling is.

Dit artikel is een praktische uitleg en geen juridisch advies. Bij een concrete casus, zeker als er schade of een klacht speelt, laat u de afweging maken door iemand die uw situatie kent.

Conclusie: lang bewaren mag, zolang u weet wat u bewaart

De AVG en de zorgplicht botsen minder dan het lijkt. De technische kern van een boomdossier houdt u zo lang mogelijk, want daar zit de bewijskracht. De persoonlijke rand houdt u kort en netjes, want daar zit de verplichting.

In het boomdossier van Zorgplicht Boom staan die twee lagen uit elkaar: waarnemingen, foto's en maatregelen onder het boomnummer, meldingen met contactgegevens als een apart afgebakend deel dat u kunt opschonen zonder de historie te raken. De gegevens staan op servers binnen de Europese Unie en de AVG is leidend. Wie het ontwikkelt en waarom registratie rond bomen zijn vak is, leest u op de auteurspagina van Jimenez Julien.

Wilt u uw eigen inrichting eens doorlopen op deze punten? Stuur uw situatie via het contactformulier, dan krijgt u binnen twee werkdagen antwoord met een voorstel voor een demo aan de hand van een straat of terrein uit uw eigen areaal.