Welke fouten in uw boomdossier vallen pas op als er echt schade is?

Een boomdossier is jarenlang niets anders dan administratie die niemand opvraagt. Dat verandert op het moment dat er een tak naar beneden komt, een bewoner een claim indient of de raad vraagt hoe het met het bomenbestand staat. Pas dan blijkt of de registratie klopt, en pas dan vallen de fouten op die er al die tijd in zaten.

Waarom deze fouten zo lang onzichtbaar blijven

Registratiefouten geven geen alarm. Een spreadsheet met een verkeerd boomnummer werkt gewoon door, een foto zonder datum opent net zo vlot als een foto met datum, en een maatregel zonder einddatum staat er niet minder overtuigend bij. Het systeem klaagt nergens over.

De rekening komt later. De zorgplicht van een boomeigenaar volgt uit artikel 6:162 BW over onrechtmatige daad en artikel 6:174 BW over aansprakelijkheid voor opstallen. In beide gevallen gaat het uiteindelijk om de vraag of u redelijkerwijs heeft gedaan wat van een zorgvuldig beheerder mocht worden verwacht. Die vraag beantwoordt u met uw dossier, niet met uw herinnering.

Hieronder staan zeven fouten die in de praktijk telkens terugkomen. Ze zijn geen van alle spectaculair. Ze zijn juist gevaarlijk omdat ze zo redelijk lijken op het moment dat u ze maakt.

Fout 1: het dossier bestaat uit losse bestanden

De controleronde staat in een spreadsheet, de foto's staan in een map op de netwerkschijf, het snoeiwerk staat in een mailwisseling met de aannemer en de melding van de bewoner staat in het zaaksysteem. Elk onderdeel klopt op zichzelf, maar samen vormen ze geen dossier.

Het probleem wordt zichtbaar bij één simpele vraag: laat zien wat er de afgelopen zes jaar met boom 4412 is gebeurd. Wie dat uit vier bronnen moet samenstellen, is een halve dag bezig en kan achteraf nooit hard maken dat het overzicht compleet is. Een reconstructie die uren kost, is precies de reconstructie waarvan een wederpartij zegt dat hij achteraf in elkaar is gezet.

Wat u ervoor in de plaats zet: één regel per boom waaraan alles hangt, zodat controle, foto, maatregel, uitvoering en melding aan hetzelfde nummer vastzitten. Hoe verschillende werkwijzen zich op dit punt tot elkaar verhouden, staat in de vergelijking van spreadsheet, GIS-laag en boomdossier.

Fout 2: foto's zonder nummer, zonder datum en zonder richting

Foto's zijn het sterkste onderdeel van een boomdossier en tegelijk het slordigst beheerde. Een map met vijfhonderd bestanden met namen als IMG_2231 is bij een schademelding vrijwel waardeloos, want u kunt van geen enkele foto bewijzen bij welke boom en bij welke ronde hij hoort.

Drie dingen maken een foto bruikbaar:

• de koppeling aan het boomnummer, vastgelegd op het moment van maken en niet achteraf;
• de datum en het tijdstip, zodat u volgorde kunt aantonen;
• een vast aantal opnamen per boom: een overzicht van dezelfde kant, de stamvoet en een detail per gebrek.

Die vaste set is wat een foto van vandaag over vier jaar waarde geeft. Twee overzichtsfoto's vanaf hetzelfde punt laten zien of een scheefstand is toegenomen. Twee foto's vanaf willekeurige kanten laten dat niet zien.

Fout 3: alleen bijzonderheden noteren

Een controleur die alleen de bomen met een gebrek opschrijft, werkt sneller en levert een korter rapport. Alleen kan hij daarmee later niet aantonen dat de andere bomen zijn bekeken. In het dossier staat dan niets, en niets is bij een aansprakelijkstelling niet te onderscheiden van niet gecontroleerd.

De boom zonder gebreken hoort dus net zo goed in het overzicht, met datum, controleur, werkwijze en de conclusie dat er geen bijzonderheden zijn. Dat kost per boom een paar seconden en is de goedkoopste verzekering in het hele proces.

Een lijst waarin uitsluitend problemen staan, bewijst wat u heeft gevonden. Een lijst waarin alle gecontroleerde bomen staan, bewijst dat u heeft gekeken.

Fout 4: een maatregel zonder einddatum en zonder eigenaar

In veel dossiers eindigt de bevinding met een advies: snoeien, dood hout verwijderen, nader onderzoek, kroonanker controleren. Wat er niet bij staat, is voor wanneer en door wie. Zo'n regel is geen opdracht maar een wens, en wensen zakken naar de onderkant van elke lijst.

Een maatregel is pas een maatregel als er vier dingen bij staan:

1. wat er moet gebeuren, in één zin en zonder vakjargon dat de uitvoerder anders leest;
2. voor welke datum, afgeleid van de urgentie en niet van de planning van de aannemer;
3. wie het uitvoert, met naam of met de partij die het aanneemt;
4. wie afmeldt en met welk bewijs, meestal een foto van de uitgevoerde situatie.

Zonder dat laatste punt weet u wel dat u opdracht heeft gegeven, maar niet dat het werk is gedaan. Juist die twee zaken worden bij een schadeafhandeling uit elkaar getrokken.

Fout 5: de herinspectie die alleen in iemands hoofd zit

Bij een boom die u wilt volgen, is de afspraak vaak dat er over een jaar opnieuw wordt gekeken. Die afspraak staat in het rapport, maar nergens in een agenda. Als de opsteller van dat rapport van functie wisselt of de aannemer een andere ploeg stuurt, verdwijnt de afspraak zonder dat iemand het merkt.

Een herinspectie hoort daarom een eigen status te hebben: openstaand tot hij is uitgevoerd, met een datum die verschijnt zonder dat iemand eraan denkt. Een boom die u bewust volgt en netjes terugziet in het schema, is een sterk onderdeel van een dossier. Dezelfde boom met een gemiste herinspectie is het zwakste punt dat u kunt hebben, want u heeft het risico zelf benoemd en er daarna niets mee gedaan.

Volgen is een keuze, geen uitstel

Volgen mag, mits u vastlegt waarom u volgt, waar u naar kijkt en wanneer. Een boom die telkens opnieuw op volgen wordt gezet zonder dat er iets verandert in de beoordeling, verdient een expliciete beslissing in plaats van een zesde verlenging.

Fout 6: meldingen van bewoners buiten het dossier houden

Meldingen komen binnen via de telefoon, via het meldpunt, via een medewerker van de buitendienst of via een raadslid. Ze belanden in een systeem dat niets van bomen weet, en de terugkoppeling gaat naar de melder in plaats van naar het boomdossier.

Dat is om twee redenen ongelukkig. Een melding is vaak het eerste signaal dat er iets veranderd is: een kraakgeluid, een scheve stand, een tak die na een storm bleef hangen. En het telt zwaar mee wat u wist en wanneer. Een melding die kort voor het incident binnenkwam en nergens aan de boom is gekoppeld, is de lastigste vondst in elk dossieronderzoek.

Koppel meldingen dus aan het boomnummer, met datum van binnenkomst, wat er is gemeld, wat u heeft gedaan en wanneer. Let daarbij op de gegevens van de melder: naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres zijn persoonsgegevens en vallen onder de Algemene verordening gegevensbescherming, die sinds 25 mei 2018 van toepassing is. Voor het boomdossier heeft u die contactgegevens meestal niet nodig; de inhoud van de melding wel.

Fout 7: het dossier zit vast aan één persoon of aan de aannemer

De kennis van het bomenbestand zit vaak bij één beheerder die alles weet en die niets hoeft op te zoeken. Zolang die persoon er is, functioneert dat uitstekend. Bij vertrek, langdurige ziekte of een aanbesteding waarbij een andere partij het werk overneemt, blijkt hoeveel er nooit is opgeschreven.

Hetzelfde geldt als de registratie bij de uitvoerend aannemer ligt. Zijn systeem is zijn systeem. Bij een contractwissel krijgt u een export waarvan de kwaliteit afhangt van de goede wil op dat moment, terwijl de zorgplicht bij u blijft liggen: de eigenaar blijft aansprakelijk, ook als het werk is uitbesteed.

Wat u ervoor in de plaats zet: de gegevens staan bij de eigenaar, de aannemer krijgt toegang tot de bomen waaraan hij werkt, en u kunt op elk moment exporteren zonder iemand om toestemming te vragen.

De zeven fouten en hun tegenhanger

Fout	Wat er misgaat bij schade	Herstel
Losse bestanden	Geen aantoonbaar compleet overzicht per boom	Alles aan het boomnummer koppelen
Foto's zonder context	Niet te bewijzen welke boom, welke datum	Vaste set opnamen, direct gekoppeld
Alleen bijzonderheden	Geen bewijs dat de rest is bekeken	Ook de lege regel vastleggen
Maatregel zonder termijn	Advies zonder opvolging	Datum, uitvoerder en afmelding met bewijs
Herinspectie in het hoofd	Zelf benoemd risico blijft liggen	Openstaande status met eigen datum
Meldingen apart	Bekend signaal buiten beeld	Melding aan boomnummer koppelen
Dossier bij één partij	Historie verdwijnt bij wisseling	Eigendom van gegevens bij de beheerder

Een zelftest van een kwartier

U hoeft geen audit te laten uitvoeren om te weten hoe uw dossier ervoor staat. Kies drie bomen: een boom waar recent aan is gewerkt, een boom waarover ooit een melding kwam en een willekeurige straatboom zonder geschiedenis. Beantwoord voor elk van de drie de volgende vragen.

• Wanneer is deze boom voor het laatst gecontroleerd, en door wie?
• Welke bevinding is toen genoteerd, ook als die "geen bijzonderheden" luidde?
• Is er een maatregel uitgezet, met welke termijn, en is die afgemeld?
• Staat er een herinspectie open, en op welke datum?
• Zijn er meldingen over deze boom binnengekomen, en wat is daarmee gedaan?
• Kunt u dit alles binnen vijf minuten als één overzicht op tafel leggen?

Blijft u bij één van deze vragen steken, dan weet u waar u moet beginnen. In de meeste organisaties zit het knelpunt niet bij de controle zelf maar bij de laatste vijf procent: het vastleggen, koppelen en terugvinden. Hoe zwaar dat weegt op het moment dat het echt nodig is, wordt concreet in de geschetste situatie waarin een schademelding na een storm op het dossier steunt.

Voorkomen begint bij de veldronde

Vijf van de zeven fouten ontstaan in het veld, in de minuut waarin een controleur besluit om iets later in te vullen. Dat later komt zelden. Een vaste kijkvolgorde met een vast invulscherm scheelt daarin meer dan welke naderhand ingerichte controle ook; de checklist voor de boomveiligheidscontrole in het veld geeft die volgorde stap voor stap.

Conclusie: een dossier dat de vraag aankan die pas later komt

De zeven fouten hebben één ding gemeen: ze kosten op het moment zelf niets en pas achteraf veel. Ze zijn ook alle zeven te ondervangen met dezelfde ingreep, namelijk door de boom en niet het document als vertrekpunt te nemen. Elke controle, foto, maatregel, afmelding, herinspectie en melding hangt aan één nummer, en dat nummer levert op elk moment een leesbaar dossier op.

Zo is het boomdossier van Zorgplicht Boom opgebouwd: registratie in het veld, maatregelen met een einddatum, herinspecties die terugkomen en een export per boom die u zonder voorbereiding kunt overleggen. Wilt u weten hoe uw huidige registratie op deze zeven punten scoort, leg uw situatie dan voor via het contactformulier, dan kijken we samen naar een straat of terreindeel uit uw eigen areaal. U krijgt binnen twee werkdagen antwoord. Wie het ontwerp erachter maakte, leest u op de pagina over Jimenez Julien.