Kunt u na een storm laten zien dat deze boom op tijd is gecontroleerd?

Een tak die tijdens zwaar weer op een geparkeerde auto belandt, is vervelend maar niet uitzonderlijk. Wat daarna gebeurt bepaalt hoeveel het u kost, want binnen enkele dagen ligt er één vraag op tafel: kunt u laten zien dat deze boom op tijd is gecontroleerd? Hieronder schetsen wij zo'n situatie stap voor stap, om te laten zien welk deel van het antwoord uit uw registratie moet komen en welk deel niet.

Dit is een geschetste situatie, geen klantverhaal

Wat volgt is een voorbeeld dat wij hebben opgeschreven om de gang van zaken inzichtelijk te maken. Er zit geen echte gemeente, geen echte beheerder en geen echt schadedossier achter. De situatie is herkenbaar genoeg om er iets van te leren, en verzonnen genoeg om niemand tekort te doen.

Stel: op een dinsdagochtend in november is het gaan waaien. In een woonstraat is een gesteltak uit een oude linde gescheurd en op een auto terechtgekomen. Niemand raakt gewond. De eigenaar van de auto belt nog dezelfde ochtend het klantcontactcentrum en meldt schade.

De eerste vragen komen sneller dan u denkt

Binnen een dag komt het dossier bij een schadebehandelaar of verzekeraar terecht. Die stelt geen vragen over uw beleidsplan of over uw visie op groen. Die stelt vragen over deze ene boom.

• Is deze boom van u, en onder welk nummer staat hij bij u bekend?
• Wanneer is hij voor het laatst beoordeeld en door wie?
• Wat is er bij die beoordeling gezien aan de gesteltak die nu is gescheurd?
• Is er naar aanleiding daarvan iets besloten, en is dat uitgevoerd?
• Waren er eerdere meldingen over deze boom, en wat is daarmee gedaan?

Merk op wat er niet wordt gevraagd. Niemand vraagt of de tak had kunnen breken; dat is duidelijk, hij is gebroken. De vraag is of u zich als eigenaar redelijk heeft gedragen. Die norm komt uit artikel 6:162 BW over onrechtmatige daad en artikel 6:174 BW over aansprakelijkheid voor opstallen, en wat die twee artikelen wel en niet van u verlangen staat uitgewerkt in de uitleg over de zorgplicht van een boomeigenaar.

Twee beheerders, dezelfde boom, twee uitkomsten

Beheerder A werkt met losse bestanden

De laatste inventarisatie is uitgevoerd door een bureau dat een rapport in pdf heeft opgeleverd. Dat rapport staat op een netwerkschijf, in een map met de naam van het project. De foto's zitten in een aparte map met bestandsnamen die de camera heeft bedacht.

Er is destijds gesnoeid, maar de opdracht is per mail gegaan en de afmelding stond in de factuurregel van de aannemer. Of deze boom in die opdracht zat, weet niemand zonder de bijlage erbij te pakken. De collega die het regelde werkt inmiddels elders.

Beantwoorden van vijf simpele vragen kost hier een halve week zoeken, en het antwoord blijft op onderdelen: waarschijnlijk. Dat is precies het soort achterstand dat in de fouten die pas bij schade in een boomdossier opvallen punt voor punt terugkomt.

Beheerder B werkt met een dossier per boom

Zij opent het boomnummer en ziet de hele reeks onder elkaar staan. De laatste controle met datum en naam van de controleur. De waarnemingen per zone, inclusief een notitie over een plakoksel in de kroonaanzet. Twee foto's, genomen vanaf de straat en vanaf het trottoir, die vastzitten aan die waarneming.

Daaronder staat de maatregel: kroonreductie boven de parkeerstrook, uiterste datum, uitvoerder, afmelddatum met een foto van de situatie na uitvoering. En daaronder de geplande herinspectie, die volgens het schema in het voorjaar valt.

Zij beantwoordt de vijf vragen binnen een kwartier en stuurt een export mee. Of de schade uiteindelijk voor haar rekening komt, staat daarmee nog niet vast; dat oordeel is niet aan haar. Maar het gesprek gaat vanaf dat moment over feiten in plaats van over herinneringen.

Wat u in de eerste twee dagen vastlegt

De verleiding is groot om eerst op te ruimen en daarna te administreren. Doe het andersom waar het kan, want de situatie ter plaatse is een bewijsstuk dat binnen een uur is verdwenen.

1. Foto's van de situatie voordat er wordt geruimd. Overzicht, breukvlak en de plek waar de tak terecht is gekomen.
2. Het breukvlak zelf, van dichtbij. Kleur, geur en de aanwezigheid van rot zeggen iets over de vraag of dit zichtbaar was.
3. Datum, tijdstip en weersomstandigheden. Noteer wat u waarneemt, niet wat u aanneemt.
4. De melding met tijdstempel. Wie belde wanneer, wat is toegezegd en wie heeft opgepakt.
5. De genomen spoedmaatregel. Afzetten, snoeien of vellen, met de naam van de uitvoerder.
6. De koppeling aan het boomnummer. Alles hierboven hoort onder dezelfde boom te staan, niet in een apart schadedossier.

Dat laatste punt is het punt dat het vaakst misgaat. Een schademelding leeft in een ander systeem dan de boomcontrole, en daardoor ontstaan twee halve waarheden over dezelfde boom.

De ronde na zwaar weer is zelf ook een controle

Na een storm gaat iedereen de straat op. Die ronde is waardevol beheerwerk, en het is zonde om er niets van vast te leggen. Ook wanneer u niets bijzonders aantreft, is dat een waarneming: op deze datum is deze boom bekeken en was er geen zichtbaar gebrek.

Leg daarom ook de lege regels vast. Een reeks controles waarin af en toe niets aan de hand is, is geloofwaardiger dan een dossier waarin alleen problemen voorkomen. Bovendien laat het zien dat uw schema wordt gevolgd en niet alleen wordt afgedrukt.

Let bij het opruimen op de andere zorgplicht die er is. De Wet natuurbescherming is per 1 januari 2024 opgegaan in de Omgevingswet, maar de zorgplicht voor beschermde soorten en broedvogels blijft gewoon gelden. Ook bij noodkap gelden die regels, en ook dat is iets wat u wilt kunnen laten zien.

Wat de zorgplicht in dit geval wel en niet vraagt

Een boom is een levend organisme en geen constructie met een garantietermijn. De zorgplicht verplicht u niet om elk risico weg te nemen, en het feit dat er schade is ontstaan betekent op zichzelf niet dat u nalatig bent geweest.

Wat wel telt is de vraag of u de bomen kende, of u ze periodiek liet beoordelen volgens een gangbare methodiek, en of u iets deed met wat er werd gezien. Visual Tree Assessment is in Nederland de gangbare methodiek voor die periodieke boomveiligheidscontrole.

Het verschil tussen de twee beheerders zat niet in de controle. Het zat in de vraag of die controle een jaar later nog terug te vinden was onder het juiste boomnummer.

Wat u regelt voordat het waait

Alles wat hierboven staat, valt niet meer te organiseren op de ochtend van de storm. Het is werk voor een rustige week.

• Zorg dat elke boom een uniek nummer heeft dat op de kaart en in het dossier hetzelfde is.
• Zorg dat foto's aan een waarneming vastzitten en niet in een losse map leven.
• Zorg dat elke bevinding een urgentie, een uiterste datum en een eigenaar krijgt, zoals beschreven in het stappenplan van bevinding naar uitgevoerde maatregel en herinspectie.
• Zorg dat meldingen van bewoners in hetzelfde dossier landen als de controles.
• Spreek af wie in de eerste uren na een incident de vastlegging doet, zodat het niet aan de toevallige dienstdoende collega hangt.

Voor overheidsbeheerders komt daar nog iets bij. Na een incident volgen soms verzoeken om informatie, want de Wet open overheid is in werking sinds 1 mei 2022. Een dossier dat per boom is opgebouwd, maakt van zo'n verzoek een export in plaats van een zoektocht.

Conclusie: de vraag komt altijd achteraf, het antwoord bouwt u vooraf

De schade in dit voorbeeld was voor beide beheerders gelijk. Het verschil zat in de dagen erna: de een moest reconstrueren, de ander kon tonen. Dat verschil ontstaat niet tijdens de storm, maar tijdens de rondes van de jaren daarvoor.

Daar is het boomdossier van Zorgplicht Boom voor gemaakt: controles, foto's, maatregelen en herinspecties onder één boomnummer, met datum en met de naam van degene die het invoerde, zodat u na een incident binnen een kwartier antwoord geeft in plaats van binnen een week. Wie het ontwikkelt en waarom registratie rond bomen zijn vak is, leest u op de auteurspagina van Jimenez Julien.

Wilt u weten hoe uw eigen areaal zich zou houden bij zo'n vraag? Beschrijf via het contactformulier hoe u de controles nu bijhoudt en met hoeveel mensen. U krijgt binnen twee werkdagen antwoord, met een voorstel om een straat uit uw eigen areaal als proefopzet door te nemen.